Home Office in Zeiten von COVID
Ein Interview mit der IHK Bodensee-Oberschwaben und Ulm
Erschienen in: IHK Das Magazine der IHKs Bodensee-Oberschwaben und Ulm, 10/2021.
Das Interview wurde von Gudrun Hölz geführt und in gekürzter Form abgedruckt. Hier ist die ausführliche Version.
Sie haben eine Tagebuchstudie zum Thema Homeoffice in der Corona-Zeit durchgeführt – wie sind Sie dabei vorgegangen (mit wem? In welchem Zeitraum? In welcher Form?)?
Laura Bechthold: Ich habe die Studie letztes Jahr ganz zu Beginn der Pandemie durchgeführt. Ich habe früh geahnt, dass wir es hier mit einer langwierigen Herausforderung zu tun haben, die viele radikale Einschnitte ins gesellschaftliche Leben erfordern wird. So habe ich schon ein paar Wochen vor offizieller Ankündigung des ersten Lockdowns das Projekt gestartet.
Viele Unternehmen mussten zu Beginn der Corona-Pandemie ihre gewohnten Arbeitsweisen radikal umstellen und waren gezwungen, die Mitarbeitenden auf unbestimmte Zeit ins Homeoffice zu schicken – am Ende wohl länger, als man vorher geahnt hätte. Um die individuellen Erfahrungen und Auswirkungen dieser Umstellung auf den Arbeitsalltag zu erforschen und an einem Wochenende eine Tagebuchstudie auf die Beine gestellt. Zunächst war diese als öffentliches Projekt gedacht, an dem jede:r, die/der wollte, mitmachen konnte. Diesem Ruf sind auch gut 100 Personen gefolgt.
Direkt nach Launch der öffentlichen Studie kam dann der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens auf mich zu. Er sah in diesem Studien-Setup eine ideale Möglichkeit, den Kontakt mit seinen Mitarbeiter:innen – wenn auch indirekt – zu halten, schnell Informationen über Herausforderungen bei der Umstellung auf Home Office zu erkennen und darauf reagieren zu können. So entstand blitzschnell eine Kooperation und binnen einer Woche wurde die erste Umfrage an die rund 600 Mitarbeitenden sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch, versandt.
Dieses Projekt wurde dann zur Hauptstudie und lief folgendermaßen ab: Alle Mitarbeitenden des Unternehmens wurden im Zeitraum März bis Mai 2020 insgesamt 16 Mal befragt. Die Befragung umfasste verschiedene Themenbereiche wie das individuelle Wohlbefinden, die Produktivität im Homeoffice, die Zusammenarbeit im Team oder die Bewertung der Unternehmensführung in Sachen Krisenmanagement. Dabei wurde ein Mix aus quantitativen Fragebogenelementen und offenen Fragen in Form von Tagebucheinträgen gewählt. Insgesamt haben wir über 150 verschiedene Fragestellungen über den Zeitraum erhoben und es kamen mehr als 2.200 Tagebucheinträge von 254 Mitarbeitenden an verschiedenen nationalen und internationalen Standorten zusammen. Für die technische Umsetzung wurde ich dankenswerter Weise durch das Münchner Startup Climedo unterstützt, deren Plattform ich für die Datenerhebung nutzen durfte. Die Auswertung der Daten habe ich dann so automatisiert, dass wir immer innerhalb eines Tages die neuesten Daten in Form einer Präsentation vorliegen hatten, die dann die Führungskräfte im Unternehmen nutzen konnten, um direkt Handlungsbedarfe abzuleiten.
Was haben die Befragten im Homeoffice positiv wahrgenommen, was negativ?
Laura Bechthold: Bei jeder Erhebung haben wir am Ende über Freitext-Felder abgefragt, was die jeweilige Person heute im Homeoffice motiviert und was Stress verursacht hat. Eine Studentin hat dann im Rahmen ihrer Masterarbeit diese 2000 Freitext-Tagebuch-Einträge strukturiert ausgewertet. Die meisten Mitarbeiter:innen – insbesondere diejenigen, die sich nicht noch gleichzeitig um Home Schooling kümmern mussten – hatten im Homeoffice das Gefühl, mehr abgearbeitet zu bekommen. Sie gaben an fokussierter und konzentrierter arbeiten zu können als im Büro. Darüber hinaus wurde positiv hervorgehoben, dass Online-Meetings oft effektiver und effizienter als in analogen Settings stattfanden. Was die negativen Aspekte betrifft, so waren sich alle einig, dass „Technostress“, also Probleme mit der Technik, Überforderung durch zu viele neue Tools oder kognitive Überlastung durch zu lange Bildschirmzeiten, der Stressfaktor Nummer 1 ist.
Interessant war auch zu sehen, dass des einen Motivator des anderen Stressfaktor sein kann. Beispielsweise war „Flexibles Zeitmanagement“ fast so häufig unter den Motivatoren wie auch unter den Stressfaktoren zu finden. Für die einen bietet Homeoffice die Chance, den Tag flexibel zu gestalten und Pausen, z.B. für Zeit mit der Familie oder Haushaltstätigkeiten, zu nutzen. Das wirkt sich positiv auf die wahrgenommene Work-Life-Balance aus. Auf der anderen Seite gab es aber auch einige, die angaben Schwierigkeiten mit der Selbstdisziplin zu haben, aber nicht dahingehend – und wie man vielleicht nun intuitiv erwarten würde – dass sie nichts arbeiten, sondern im Gegenteil: Es werden weniger bis keine Pausen am Tag gemacht, man findet abends nicht den Absprung und arbeitet letztendlich länger und angestrengter als im Büro.
Ein weiterer wichtiger Stressfaktor ist das Pensum an Online-Meetings, wie die Grafik veranschaulicht. Im digitalen Büro wird alles zum Meeting: Jede kleine Interaktion muss geplant und strukturiert werden. Es gibt keinen Raum für Zufallsbegegnungen oder schnelle Absprachen. Auch kleine, natürliche Pausen – wie die 5 Minuten Laufzeit zu einem Meeting oder die Fahrt zum Kundengespräch – fallen komplett weg. Man springt ohne Pause von einem ins nächste. Und auch die Teilnahme an Online-Meetings selbst ist kognitiv anstrengend. Hierzu wurde vor Kurzem eine spannende Studie von Wissenschaftlern der Standford University veröffentlicht, die sich mit dem Thema „Zoom Fatigue“ beschäftigt. Dabei haben die Wissenschaftler die psychologischen Auswirkungen der Nutzung von Online-Video-Konferenzen genau untersucht. Ergebnis: Das kontinuierliche Starren auf den Bildschirm, das Gefühl unter Beobachtung zu sein und sich selbst kontrollieren zu müssen, führen zu einer höheren kognitiven Belastung als in analogen Settings, bei denen man auch mal den Blick durch den Raum schweifen lässt und sich selbst nicht die ganze Zeit anschauen kann.
According to David Denyer, professor at the Cranfield School of Business, a holistic resilience strategy is composed of four areas of action:
Zuletzt gilt es noch den Punkt „Zusammengehörigkeitsgefühl-Gefühl“ zu betrachten. Wir haben in der Studie auch Fragen zum Thema „Team Cohesion“ gestellt, also wie sehr man sich als Teil eines Teams fühlt. Hier haben wir festgestellt, dass das Wir-Gefühl über die Zeit abnimmt. Gleichzeitig wurde es positiv hervorgehoben, wenn ab und an Formate angeboten wurden, die nicht der Arbeit, sondern dem privaten Austausch dienten. Auch Möglichkeiten private Herausforderungen anzusprechen, z.B. bei digitalen Kaffeerunden, wurde mehrfach positiv erwähnt.
Insgesamt birgt die Möglichkeit für Homeoffice viele Vorteile: Es ist prima für Fokusarbeit und kann sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken, da man – durch Wegfall von Pendelzeit und Pausen zu Hause – auch mehr Zeit hat, Privates zu erledigen ohne dass die Arbeit darunter leidet. Gleichzeitig müssen Themen wie Technostress und Überlastung berücksichtigt werden. Doch das sind meiner Ansicht nach methodische Fragen, die man über die Zeit in den Griff bekommen kann. Der zwischenmenschliche Austausch ist meiner Meinung nach jedoch nicht vollkommen online zu ersetzen. Um „Teamspirit“ und Motivation aufrecht zu erhalten und Zufallsbegegnungen zu ermöglichen, ist es wichtig sich ab und auch auch live zu sehen.
Am Ende des Befragungszeitraums in Woche 10 gaben 63% der Befragten an gerne bis sehr gerne im Homeoffice zu arbeiten. Zu Beginn der Erhebung waren es nur 49,2%. Insgesamt wünschten sich die meisten die Möglichkeit für 2-3 Tage Home-Office pro Woche.
Von welchen äußeren Faktoren hing es ab, ob die Bewertungen positiv oder negativ ausfielen?
Laura Bechthold: Wir hatten die Möglichkeit verschiedene Gruppenvergleiche zu machen, um Rückschlüsse auf externe Faktoren zu ziehen. So haben wir zum Beispiel gesehen, dass bei Frauen das Zugehörigkeitsgefühl zum Team im Homeoffice über die Zeit stärker nachgelassen hat als bei Männern – was vielleicht auch daran liegen könnte, dass Frauen oft auch einen höheren Anteil der Kinderbetreuung übernommen haben und dadurch mehr Schwierigkeiten hatten, Privates und Arbeit zu vereinbaren.
Auch haben wir gesehen, dass gerade jüngere Mitarbeiter:innen das Gefühl hatten den beruflichen Erwartungen nicht gerecht zu werden. Das Gefühl der Unsicherheit über die eigene Leistung steigt insbesondere bei Berufseinsteigern natürlich, da die Rückkopplung mit Kollegen oder Vorgesetzten auf ein Minimum reduziert wird.
Zuletzt haben wir in den Freitext-Antworten auch noch einen externen Faktor festgestellt, der wohl alle betrifft, den aber keiner beeinflussen kann: Das Wetter. War das Wetter gut, waren die Kommentare tendenziell positiver und die Menschen motivierter. Aber das trifft wahrscheinlich nicht nur auf das Homeoffice zu, sondern ist ein allgemeingültiger Grundsatz.
Was können Arbeitgeber tun, um die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen, auch wenn viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten?
Laura Bechthold: Erstens, Räume für freiwilligen Austausch und Angebote für das Team schaffen, um auch die informelle Kommunikation zu fördern. Das kann ein digitaler Team-Lunch sein, bei dem sich alle einmal die Woche in der Mittagspause zusammenschalten. Dieses Konzept kann man auch zu einem „Lunch & Learn“ ausweiten und zum Beispiel jedes Mal ein anderes Teammitglied bitten von aktuellen Projekten und Herausforderungen zu berichten. Ein anderes schönes Format ist ein „Kaffee Roulette“. Hier werden jede Woche 2er oder 3er Paare ausgelost, die sich zu einem virtuellen Kaffeetrinken verabreden. Das kommt sehr gut an – auch gerade bei neuen Kolleginnen und Kollegen. Auch was große Team-Events angeht, haben viele Unternehmen im letzten Jahre Kreativität gezeigt. Von Pub Quizzes bis hin zu Koch-Events gibt es viele Möglichkeiten. Am besten ist es hier die Mitarbeiter:innen bei der Gestaltung mit einzubinden – vielen macht es Spaß hier kreativ zu werden und es kommen tolle Ideen dabei heraus.
Zweitens ist das Thema „Digitale Führung“ sehr wichtig. Führungskräfte müssen verstehen, dass digitale Führung teilweise anders – ich würde sagen bewusster – ablaufen muss als im analogen Bereich. Beispielweise ist in einem Remote-Setting kein Verlass auf den Flurfunk. Alle Informationen müssen gezielt geteilt werden – nur so schafft man Transparenz und Vertrauen. Darüber hinaus sollten Führungskräfte mit gutem Beispiel voran gehen und sich mit den technischen Tools und Methoden auskennen. Wenn die Führungskraft die ganze Zeit über die Technik flucht, legt sich das natürlich auf das ganze Team nieder und keiner ist mehr motiviert Neues zu lernen.
Zuletzt muss aber jedes Team seinen eigenen Modus finden: Wieviele digitale Meetings und Zusatzangebote tun uns gut – wann wird es zu viel? Was für eine digitale Meeting-Kultur möchten wir aufbauen? Um diese Fragen zu beantworten, sollte man sich Zeit für Reflexionen im Team, wie zum Beispiel eine gemeinsame Retrospektive der letzten Monate, nehmen. Für sehr große Teams eigenen sich natürlich auch Stimmungsbarometer oder umfassende Mitarbeiterumfragen, wie wir sie durchgeführt haben.
Was können Arbeitgeber tun, damit technische Probleme im Homeoffice nicht zur Belastung werden?
Laura Bechthold: Wir blicken heute zurück auf fast zwei Jahre Erfahrungen mit Homeoffice. Zunächst war der plötzliche Umstieg für die meisten eine starke Umstellung. Die wenigsten Unternehmen waren vorbereitet und alles begann mit einer Phase des Experimentierens: Welche Tools verwenden wir für Meetings, Zusammenarbeit, Workshops oder Aufgabenkoordination? Microsoft Teams, Zoom, Miro, Mural, Slack, Trello und wie sie alle heißen…vieles wurde eingeführt, angefangen und ausprobiert. Spätestens jetzt sollte noch einmal reflektiert und konsolidiert werden: Welche digitalen Tools brauchen wir wirklich, was ist Spielerei? Lieber weniger, aber dafür richtig. Wer sich hier einen Überblick verschaffen möchte, kann natürlich auch auf externe Bildungsangebote, wie beispielsweise die „Virtual Moderation Class“, die wir im Rahmen der Weiterbildungsplattform des FIF, dem Innovation Campus, anbieten, zurückgreifen.
Hat man sich für ein Tool-Set-Up entschieden, ist es wichtig Angebote zu schaffen, die Mitarbeiter:innen dazu befähigen diese auch souverän zu bedienen. Meist ist auch das nicht mit einer einstündigen Einführungsschulung getan. Damit digitales Arbeiten zur Routine wird braucht man Übung. Auch hat hier jede:r ein eigenes Lerntempo. Eine Idee – die gleichzeitig auch wieder den Team-Spirit stärkt – wäre hier beispielsweise Tandems zu schaffen: Gerade jüngere Berufseinsteiger:innen aus der „Digital Native“-Generation lernen die digitalen Tools oft blitzschnell. Man könnte sie beispielsweise mit einem erfahrenen Mitarbeiter, dem wiederrum digitales Arbeiten nicht so leicht fällt, zu einem Tandem zusammenbringen: Der Digital Native steht für Fragen rund um die Anwendung der Tools zur Verfügung, umgekehrt unterstützt der erfahrene Mitarbeiter als Mentor bei inhaltlichen Themen.
Was haben die Befragten im Homeoffice positiv wahrgenommen, was negativ?
Laura Bechthold: Bei jeder Erhebung haben wir am Ende über Freitext-Felder abgefragt, was die jeweilige Person heute im Homeoffice motiviert und was Stress verursacht hat. Eine Studentin hat dann im Rahmen ihrer Masterarbeit diese 2000 Freitext-Tagebuch-Einträge strukturiert ausgewertet. Die meisten Mitarbeiter:innen – insbesondere diejenigen, die sich nicht noch gleichzeitig um Home Schooling kümmern mussten – hatten im Homeoffice das Gefühl, mehr abgearbeitet zu bekommen. Sie gaben an fokussierter und konzentrierter arbeiten zu können als im Büro. Darüber hinaus wurde positiv hervorgehoben, dass Online-Meetings oft effektiver und effizienter als in analogen Settings stattfanden. Was die negativen Aspekte betrifft, so waren sich alle einig, dass „Technostress“, also Probleme mit der Technik, Überforderung durch zu viele neue Tools oder kognitive Überlastung durch zu lange Bildschirmzeiten, der Stressfaktor Nummer 1 ist.
Interessant war auch zu sehen, dass des einen Motivator des anderen Stressfaktor sein kann. Beispielsweise war „Flexibles Zeitmanagement“ fast so häufig unter den Motivatoren wie auch unter den Stressfaktoren zu finden. Für die einen bietet Homeoffice die Chance, den Tag flexibel zu gestalten und Pausen, z.B. für Zeit mit der Familie oder Haushaltstätigkeiten, zu nutzen. Das wirkt sich positiv auf die wahrgenommene Work-Life-Balance aus. Auf der anderen Seite gab es aber auch einige, die angaben Schwierigkeiten mit der Selbstdisziplin zu haben, aber nicht dahingehend – und wie man vielleicht nun intuitiv erwarten würde – dass sie nichts arbeiten, sondern im Gegenteil: Es werden weniger bis keine Pausen am Tag gemacht, man findet abends nicht den Absprung und arbeitet letztendlich länger und angestrengter als im Büro.
Ein weiterer wichtiger Stressfaktor ist das Pensum an Online-Meetings, wie die Grafik veranschaulicht. Im digitalen Büro wird alles zum Meeting: Jede kleine Interaktion muss geplant und strukturiert werden. Es gibt keinen Raum für Zufallsbegegnungen oder schnelle Absprachen. Auch kleine, natürliche Pausen – wie die 5 Minuten Laufzeit zu einem Meeting oder die Fahrt zum Kundengespräch – fallen komplett weg. Man springt ohne Pause von einem ins nächste. Und auch die Teilnahme an Online-Meetings selbst ist kognitiv anstrengend. Hierzu wurde vor Kurzem eine spannende Studie von Wissenschaftlern der Standford University veröffentlicht, die sich mit dem Thema „Zoom Fatigue“ beschäftigt. Dabei haben die Wissenschaftler die psychologischen Auswirkungen der Nutzung von Online-Video-Konferenzen genau untersucht. Ergebnis: Das kontinuierliche Starren auf den Bildschirm, das Gefühl unter Beobachtung zu sein und sich selbst kontrollieren zu müssen, führen zu einer höheren kognitiven Belastung als in analogen Settings, bei denen man auch mal den Blick durch den Raum schweifen lässt und sich selbst nicht die ganze Zeit anschauen kann.
Wie sieht Ihrer Meinung nach das „Büro der Zukunft“ aus?
Laura Bechthold: Bei dieser Frage möchte ich mich auf einen Vortrag von Nora Fehlbaum, der Geschäftsführerin des Möbelherstellers Vitra, beziehen. Darin zeichnete sie die Vision vom Büro der Zukunft als „Club Office.“ Das finde ich ein passendes Bild. Büros in ihrer alten Form – also die hierarchische Sortierung nach Einzelbüros für die Führungskräfte, Mehrpersonen-Büros oder Großraumbüros für alle anderen, hat meiner Ansicht nach ausgedient. Das ist weder in Zeiten von Home Office noch im Angesicht der allgemeinen Veränderungen in der Arbeitswelt (Stichwort: New Work) weder zeitgemäß noch zukunftstauglich. Meiner Meinung nach wird das Büro mehr und mehr zum Ort der Begegnung und des Austauschs. Für konzentriertes Arbeiten alleine wird man eher zu Hause bleiben und die Vorteile des Homeoffice nutzen. Ins Büro geht man für Meetings, Workshops und Teamevents. Hier steht das Zusammenarbeiten im Vordergrund. Klar sollte es auch dort noch immer Rückzugsmöglichkeiten geben, z.B. für Calls. Allerdings bedarf es keiner Einzelbüros mehr, sondern vielmehr flexibler und zweckmäßig gestalteter Nutzflächen für unterschiedlichste Gruppengrößen und Anforderungen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass Büroflächen zum Beispiel auch kleiner werden könnten, wenn die vielen kleinen Zellenbüros wegfallen. Deutsche Unternehmen nutzen derzeit rund 500 Millionen m² Bürofläche. Einschätzung der Experten von Steelcase zufolge können allein durch Optimierung von Raumform und -organisation zwischen 25% und 30% der Miet- und Nebenkosten eingespart werden. Bezogen auf den Gesamtbestand an Büroflächen ergibt sich daraus eine Ersparnis von 150 Millionen m² Bürofläche bzw. 8,1 Milliarden Euro.
Das dadurch freiwerdende Budget könnte reinvestiert werden, um Mitarbeiter:innen bei der Ausstattung eines Arbeitsplatzes zu Hause zu unterstützen.
